3 tips

Schrijfvaardigheid als competentie bij aanname en ontwikkeling?


ellis
Ellis Buis - Schrijftrainer/schrijfcoach
 
In dit artikel geeft Ellis drie tips om zakelijk schrijven beter in te bedden bij het aannemen en het ontwikkelen van medewerkers. Want het lijkt zo vanzelfsprekend, dat jouw gedroomde kandidaat over een vlotte pen beschikt. Maar dat dat is lang niet altijd het geval. En als dat niet zo is, is een schrijftraining dan de oplossing?
 


Wat valt je op aan deze advertentie?

Voor ONZE ORGANISATIE zoeken wij een faciliterend en resultaatgerichte manager die door verbindend en inspirerend leiderschap zorgt voor een optimale kwaliteit van onze bedrijfsondersteunende diensten.
Je bent innovatief, hebt dienstverlening hoog in het vaandel staan, beschikt over uitstekende netwerkvaardigheden, kan anderen stimuleren en inspireren en je bent een sparringpartner op strategisch niveau voor de bestuurder.

Je wordt verantwoordelijk voor, stuurt en leidt de (integrale) bedrijfs- en werkprocessen binnen (organisatie x). Het gaat om de afdelingen Front- en backoffice, HRM, Financiële Administratie, Kwaliteit en Informatie, Communicatie & Relatiebeheer, Productontwikkeling en Inkoop, Facilitair & Huisvesting. Je rapporteert aan de bestuurder.
 

Oftewel: heel veel algemene woorden en het ontbreken van een competentie schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. 
 

Herkenbaar? 
 

Als HR-professional zoekt u misschien ook met enige regelmaat naar dit soort duizendpoten. Maar kijkend naar dit soort functieprofielen, valt mij vaak een ding op: heel veel algemene woorden en het ontbreken van een competentie schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. En dat terwijl het bondig en duidelijk overbrengen van een boodschap op schrift/scherm beslist deel uitmaakt van de taken van deze duizendpoot. De rapportage aan de bestuurder in de advertentie zal echt niet alleen mondeling gebeuren, en het is onvermijdelijk dat er andere vormen van schriftelijke communicatie noodzakelijk zijn. Met dat netwerk, en met de OR bijvoorbeeld.
 

Tip 1: Neem kunnen schrijven uitdrukkelijk mee in de wervingstekst.

Nou vind ik schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid als competentie een rotwoord, en schriftelijke communicatie maar een ietsiepietsie beter. Misschien omdat het zo’n containercompetentie is: het veronderstelt naast het kunnen schrijven van fatsoenlijke zinnen ook analytisch vermogen, creativiteit en overtuigingskracht, om maar eens wat competenties te noemen. Je zou het competentieverhaal bijna kunnen omdraaien. Als uw duizendpoot erin slaagt een goed beleidsstuk te schrijven, en hij/zij kan het zò verwoorden dat alle belangrijke stakeholders tevreden zijn, dan zit het met die andere competenties ook wel goed.

Je zou het competentieverhaal bijna kunnen omdraaien.

Maar ook, en misschien juist als het om niet-managementposities gaat, benoem duidelijk dat en wat er geschreven moet worden. Noem het ‘een vlotte pen voor blogs en artikelen’, ‘het schrijven van een advies dat staat’, ‘het schrijven van winnende offertes’.  
 

Tip 2: Toets schriftelijke vaardigheden voordat de overeenkomst er ligt...

De enige keren dat ik in een sollicitatieprocedure een tekst moest schrijven of eigen werk moest laten zien, was een functie om medische congressen te verslaan voor vakbladen, en een keertje bij een reclamebureau. Dat vond ik helemaal niet gek. In andere assessments en procedures was de werkervaring op mijn cv voldoende. Eigenlijk is dat wel gek.

Maar als in de eerste maanden van een dienstverband blijkt, dat de broodnodige schrijfvaardigheid ontbreekt...

Als trainer zakelijk schrijven komt ik de gekste dingen tegen: de medewerker klantenservice wiens taak het is klachtenmails te beantwoorden, maar een groot NT2-probleem heeft.

Of de pas afgestuurde advocaat die zinnen schrijft als ‘het kost geldt’, en die desgevraagd zei: ‘maar de spellingcontrole vindt het goed, dus ik laat het maar zo’.

Of de consultant die weliswaar inhoudelijk heel goed is in het adviseren van organisaties, maar die zijn bevindingen zò onsamenhangend op papier zet, dat zijn secretaresse er een dagtaak bij heeft.

Het is zeer waarschijnlijk dat ze door andere kwaliteiten heel goed zijn in hun job, anders waren ze niet aangenomen. Maar als in de eerste maanden van een dienstverband blijkt, dat de broodnodige schrijfvaardigheid ontbreekt, is de frustratie van werkgever en -nemer denk ik groter, dan wanneer bij aanvang al duidelijk is dat daar een verbeterpunt ligt. Dan kun je ook gelijk afspraken maken over hoe dit aan te pakken.
 

Tip 3 Als bijspijkeren nodig is, boek niet zomaar een schrijftraining!

Als de vraag om bijscholing er ligt, is de gang naar een trainingsbureau of freelancetrainer snel gemaakt. Manager X dient zijn aanvraag keurig in bij HR, en HR zoekt een aanbieder die deze vraag kan invullen. Bijvoorbeeld: Leer mijn team klantgericht e-mailen. Of: leer mijn notulisten om sneller een verslag te schrijven. Maar is dit werkelijk de vraag, en is een schrijftraining de oplossing?

Even een middagje trainen en dan is het voorbij met de schrijfwerkdruk?

Als voorbeeld noem ik team X van de afdeling Facilitaire zaken. Team X doet te lang over het e-mailcontact met in- en externe klanten, vindt manager Trudie. De dagelijkse hoeveelheid e-mails wordt maar met moeite weggewerkt. Dat moet anders, dus de aanvraag voor een workshop met de werktitel ‘Vlot(te) e-mails schrijven’ is zo gedaan. Trudie denkt oprecht dat haar team geholpen is met tips voor opbouw, een aantal moderne begin- en slotzinnen, liefst standaard, en nog wat richtlijnen voor vlot formuleren. Even een middagje trainen en dan is het voorbij met de schrijfwerkdruk.

‘Vlot(te) e-mails schrijven’ is zo gedaan?

Of niet?

Bij het analyseren van een aantal e-mails, een gesprek met de aanstaande deelnemers en een korte observatie op de afdeling valt mij iets anders op. Namelijk, dat er door het team in contact met klanten vaak om de hete brij heen gedraaid wordt. Bij een onduidelijke vraag in een mail, bijvoorbeeld. Of wanneer het antwoord aan de lezer en aantal opties inhoudt. Of bij slecht nieuws. Dat zijn stuk voor stuk lastige mails om te schrijven, en te ontvangen. Bellen met de klant is sneller en klantvriendelijker. Daarna kan wat afgesproken wordt snel en bondig in een mail worden vastgelegd.

In deze casus is een workshop met de werktitel ‘Durf te bellen’ in combinatie met een aantal schrijftips dé oplossing om een einde te maken aan niet-efficiënt e-mailgedrag. Zo wordt de gevraagde tijdwinst, de vraag-achter-de-vraag gerealiseerd.  

Een ervaren trainer vraagt door...

Nog een voorbeeld: de organisatie waar een notuleertraining aan de orde is, omdat de verslagen lang en niet ter zake zijn. Dat is super vervelend, daar niet van. Maar bij enig doorvragen blijken de notulisten best te kunnen notuleren. Alleen de voorzitters-bij-toerbeurt maken er met enige regelmaat een potje van. En zeg nou zelf, hoe lastig is het een bondig verslag te maken van een slechtgeleide vergadering zonder agenda? Met deelnemers die lang van stof zijn, veel proefballonnetjes en weinig concrete besluiten? Met andere woorden: een korte bijeenkomst met voorzitters en notulisten over de spelregels van goed vergaderen is veel zinvoller. Dat is de snelste route naar compacte en waardvolle verslaglegging.

Schrijven is te leren, daar ben ik van overtuigd.

In dit geval was de vraag-achter-de-vraag voor de organisatie niet direct helder. Een ervaren trainer vraagt door en maakt van ‘men vraagt, wij draaien’ ‘wat loopt er dan niet, wat is er dan werkelijk aan de hand en hoe lossen wij dat op?'. Sparren met de trainer over een vraag, en contact tussen deelnemers en trainers draagt echt bij aan een efficiënte, echte trainingsoplossing.

De tijd die je aan de voorkant investeert, komt aan het einde naar de organisatie toe.

 


Ellis helpt onze opdrachtgevers met vraagstukken op het gebied van zakelijk schrijven, en dat doet ze al ruim 20 jaar. Binnen haar schriftelijke communicatie heeft ze ervaring met klantgericht schrijven, marketingcommunicatie, beleid schrijven en notuleren. Ze is auteur van 5 boeken, waaronder de Gereedschapskist Aantrekkelijk formuleren en coauteur van Verleid je lezer online en het Hoe-boek voor de coach.

Ellis vindt het een uitdaging om met HR-professionals en deelnemers de zere vinger op de schrijfplek te leggen. Met als resultaat: bondige, aantrekkelijke en overtuigende teksten en schrijvers met zelfvertrouwen.


Meer weten?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van (schrijf)trainingen en/of een keer sparren met een expert? Neem dan gerust contact met ons op. We staan voor je klaar.